商談中に一生懸命メモを取ったのに、あとで見返すと「これ何のことだっけ」となった経験はないでしょうか。メモの量は多いのに、あとで使える形になっていないと、結局記憶を頼りに報告することになり、時間ばかりかかってしまいます。この記事では、商談後に自分でもチームでもすぐ使えるメモの残し方を紹介します。

全部書こうとしない：拾うのは4項目だけ

商談中の会話をすべて書き取ろうとすると、聞くことがおろそかになり、かえって重要な発言を聞き逃してしまいます。メモで拾うべきは「採用背景」「決裁に関わる人」「懸念点」「次のアクション」の4項目だけで十分です。この4つさえ押さえておけば、あとで振り返ったときに商談の全体像を思い出せます。それ以外の細かい雑談内容は、印象に残ったものだけ一言添える程度でかまいません。項目を欲張って増やすほど、結局どれも中途半端なメモになりがちなので、まずはこの4つに絞ることを意識してください。

商談中は単語、文章化はあとで

商談中にきれいな文章でメモを取ろうとすると、書くことに気を取られて相槌のタイミングを逃してしまいます。商談中は「予算感:未定」「決裁:部長経由」のように単語やキーワードだけを走り書きし、文章として整えるのは商談が終わったあとにまとめて行う方が、会話への集中を保てます。オンライン商談であれば画面の端に簡単なメモ欄を出しておき、対面であれば手元のノートに略語で書く、といった環境ごとの工夫も効果的です。

次のアクションは必ず主語つきで書く

「フォローする」とだけメモに残しても、あとで見返したときに「誰が、何を、いつまでに」が分からなくなります。「自分が来週水曜までに求人票を送る」のように、主語と期限をセットで書く癖をつけてください。これだけで、次に何をすべきかで迷う時間がなくなり、他の担当者に共有する際にも誤解が起きにくくなります。案件全体の抜け漏れ防止まで含めて仕組み化したい場合は、案件管理の方法も参考になります。

CRM入力は「その日のうち」がルール

走り書きのメモは、時間が経つほど自分でも読み解けなくなります。商談が終わった直後、記憶が新しいうちにCRMやスプレッドシートへ入力してしまうのが理想です。次の予定が詰まっている日は、移動中にスマホで要点だけでも先に打ち込んでおき、詳細はあとで肉付けする、という2段階のやり方も現実的です。1日の最後にまとめて入力しようとすると、複数の商談の内容が混ざってしまい、結局どちらの案件の話だったか分からなくなることもあるので注意してください。

まとめ

商談メモは全部を書き取るのではなく、採用背景・決裁関係者・懸念点・次のアクションの4項目に絞り、当日中に形にすることが大切です。次のアクションは主語と期限をセットで残す習慣をつけましょう。小さな習慣ですが、続けるほど後から助けられる場面が増えていきます。